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Autor: Claudia Palacios | Directora Regional, Travel, LATAM, Waltmart | Socia PCMA Latam
En una interesante conversación que tuve con una de las agencias meeting planners más experimentadas de Latinoamérica, surgió la pregunta acerca de aquellas que considerábamos las claves fundamentales para sostener el éxito de nuestras relaciones comerciales. Los temas que surgieron son justo los que quiero compartir con todos ustedes que nos leen.
Cuando estamos inmersos en una relación comercial proveedor-cliente, a veces perdemos el sentido de responsabilidad, lealtad y empatía hacia el otro: “Al fin que ya sabe lo que me gusta, al fin que ya me conoce y no se va a enojar si entrego mañana el render, la cotización, la propuesta, la factura, el pago, etc.”. Definitivamente, lo anterior NO es negociable para ninguna de las partes. En este artículo quiero compartir 5 ideas clave para actuar como el New Kid on the Block, y construir los cimientos que nos lleven a crear relaciones comerciales sólidas y duraderas.
Transparencia y Honestidad: Reciprocidad y Claridad en la Comunicación. La comunicación franca y transparente es la base de toda relación comercial exitosa. Clientes y proveedores valoran la honestidad y la apertura en cada interacción. En el caso de los proveedores, un ejemplo claro es mostrar transparencia cuando no haya espacios, fechas, capacidades o incluso staff disponible para darle cabida a un evento. No existimos para crear expectativas, sino para cumplirlas.
Para el caso de los clientes, la franqueza al identificar y transmitirles a nuestros proveedores cuáles son los diferenciadores entre la contratación de un proveedor sobre el otro es más apreciada que “dar por cancelado un proyecto de último momento”. Es justo esta retroalimentación la que permite a nuestros proveedores lograr la mejora continua en beneficio de todos. La comunicación franca entre las partes es clave para una relación comercial exitosa, pues ganamos credibilidad y confianza, mismas que nos permitirán alcanzar una colaboración efectiva.
Excelencia en el Servicio y Seguimiento Puntual: Más allá del concepto en tendencia de “crear experiencias”, como clientes buscamos la excelencia en el servicio, el seguimiento puntual al cerrar un RFP o un evento, deseamos propuestas de valor, planes de trabajo, y por qué no, un informe de ROI sin necesidad de pedirlo. Proporcionar seguimiento puntual y propuestas de valor claras demuestra compromiso y profesionalismo.
Condiciones de Pago Justas y Sensibles al Mercado: En un entorno post-COVID, las condiciones de pago flexibles y sensibles al mercado son esenciales para mantener relaciones comerciales equitativas y mutuamente beneficiosas. Para ciertas categorías ya no es sostenible que el comprador pague a 60, 90 o incluso 120 días a partir de la recepción de una factura. Y aun cuando lo anterior no depende al 100% del comprador, algo que sí podemos promover es la lealtad. Saberse valorados dentro de la estrategia de SRM (Supplier Relationship Management), crea un vínculo de compromiso mutuo.
Retroalimentación Constructiva y Lealtad: La retroalimentación constructiva impulsa el crecimiento, permite innovar, competir, destacar e inspirar para mejorar de forma continua el servicio y calidad de cada entregable. La lealtad y el compromiso mutuo fomentan relaciones comerciales sólidas y de largo plazo.
Preparación para el Futuro: Oportunidades de Crecimiento: A medida que la industria de eventos abraza la transformación, se prepara para un futuro prometedor lleno de oportunidades de crecimiento para toda la cadena de valor. Aquí la relevancia de que en conjunto, proveedores y clientes, nos ayudemos a convertirnos en organizaciones ágiles y flexibles, capaces de adaptarse rápidamente a un entorno en constante cambio. Debemos involucrarnos en la adopción de tecnologías y uso de inteligencia artificial, implementación de políticas DEI, estrategias de sostenibilidad, etc., para liderar el camino hacia la innovación y el éxito sostenible.
En resumen, la industria de reuniones está experimentando una transformación significativa, donde el mercado laboral atraviesa una crisis de escasez de talento y la inflación eleva los costos más de lo previsto. El futuro está en la colaboración y el trabajo en equipo, ahí es donde nacen las oportunidades y el crecimiento sostenible.
Sin duda, 2024 será un año para generar alianzas, ¿cómo quieres consolidar las tuyas?
*Agradezco a mis colegas travel managers y agencias meeting planners por sus valiosos comentarios.
Claudia Palacios actualmente se desempeña como Directora Regional de Viajes LATAM en Walmart. Con una experiencia integral que abarca diversas industrias, Claudia se especializa en Gestión de Viajes y Adquisiciones Estratégicas. Conocida por su efectiva gestión en procesos de viajes regionales, es experta en implementar herramientas de reserva en línea y programas de tarjetas de crédito. Su carrera refleja un compromiso inquebrantable con la gestión corporativa de viajes eficiente, estratégica e incluyente.
